La organización de la clínica puede verse afectada por la alteración de las citas de los pacientes, nos encontramos con que esto se traduce en inconvenientes para el personal y genera estrés, gastos adicionales no previstos (que se evitarían avisando con una antelación por ejemplo mínima de dos días, no cancelando en el último momento).Sucede que reprogramar las citas beneficia a la eficacia de la actividad de clínica e incluso ayuda a otros pacientes a los que se dará atención de forma adelantada.
La clínica tiene la obligación de informar a sus pacientes sobre la política de cancelación de citas y de las consecuencias de la falta de notificación de la cancelación de citas. Siempre debe figurar por escrito la posibilidad de cobrar un importe en los casos en que no se cancela con la debida antelación que previamente se determina. La notificación al paciente es importante, los odontólogos comunicarán claramente a los pacientes las condiciones de cancelación de citas para evitar conflictos. El documento que acepta el paciente debe concretar la forma de cancelar y puede contemplarse un número limitado de cancelaciones sin coste con tiempo determinado. Sin perjuicio de lo anterior resulta evidente que la falta de información adecuada sobre las condiciones de pago en caso de no asistencia, exime al paciente de la obligación de pago.